Cómo crear el evento virtual del año

10 minutos
Escrito por: Natalia De la Peña Frade
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Lo sabemos: un evento virtual podría no tener el mismo encanto que uno presencial. Se pierde la calidad del networking, la posibilidad de conocer a los ponentes en persona y, quizá lo más grave, las delicias del catering.  

Bromas aparte, los eventos virtuales ofrecen ventajas muy interesantes. Además, como sabemos, no siempre es posible elegir. La pandemia ha obligado a cancelar eventos presenciales en todo el mundo, empezando por el Mobile World Congress, de relevancia internacional, ¿te acuerdas? 

Por esto tantas empresas y organizaciones han puesto sus miradas en el mundo de los eventos virtuales. Fíjate en la gráfica:

En Genially organizamos eventos online con frecuencia y se nos dan bastante bien. No lo digo por presumir: te lo cuento porque he hablado con las personas del equipo que más contribuyen a potenciar este éxito.

cris marcos

Cristina Marcos
Country Manager of Spain

marga gonzalez

Marga González del Hierro
Head of Training

Cómo crear el evento virtual del año

Clara Rodríguez
Community Manager

A partir de su experiencia, he hecho una recopilación de las mejores ideas para eventos virtuales, las que mejor nos funcionan. Aquí las compartimos contigo, ¡sácales partido tú también! Pero primero…

¿Qué es un evento virtual?

Es un evento en el que la interacción entre los participantes tiene lugar en un entorno online, a través de una pantalla, en lugar de una ubicación física. 

Los objetivos de un evento virtual son los mismos que los de los eventos presenciales: presentar o promocionar una marca o bien sus productos o servicios, educar sobre los mismos, crear vínculos con el público objetivo y fidelizar.  

Los eventos virtuales hacen posible incrementar el alcance y llegar a grandes audiencias, ya que pueden asistir personas desde cualquier parte del mundo. Además, una de sus principales ventajas es que los gastos de organización se reducen muchísimo. 

En resumen: escalable hasta el infinito, más barato y 100% seguro. ¡No me digas que no son ventajas importantes!

Eventos virtuales en la actualidad

¿Hemos superado ya la pandemia? Nadie lo sabe. Poco a poco vamos retomando algunas actividades, pero la recuperación no sigue el mismo ritmo en todas las partes del mundo, y la incertidumbre está aún muy presente. 

Nos gusta pensar que pronto podremos volver a reunirnos como antes, asistir a congresos, conciertos y otros eventos multitudinarios, pero de momento, lo más prudente es organizar tu evento online. No querrás pasarte los días previos sufriendo con el temor de verte en la obligación de cancelarlo, ¿verdad?

Por suerte, en la actualidad existen muchísimas herramientas y plataformas para celebrar eventos virtuales.

Además, las redes sociales han ido añadiendo la posibilidad de emitir en directo en los últimos años, y siguen compitiendo por mejorar sus características de streaming. Tienes un montón de opciones para organizar tu evento a coste súper reducido.

¿Qué tipos de eventos virtuales existen?

Estos son algunos de los más habituales:

Congreso online

En un congreso online se reúnen virtualmente  profesionales y personas interesadas en un sector determinado para tratar información o novedades interesantes sobre ese sector. Es un buen canal para educar a la audiencia y se generan fantásticas oportunidades de networking

Suelen celebrarse de forma periódica. Además, es habitual que los congresos duren más de un día e incluyan varias ponencias. ¿Un ejemplo? La Semana de la gamificación, o #GeniallyGames, que reunió a 194.200 personas de 120 países a lo largo de 10 días. Nuestros Genially Games incluyeron 14 eventos  y los asistentes tenían acceso al itinerario de antemano, así que podían elegir a cuáles inscribirse, ¡algo muy práctico! 

¿Cómo organizar toda esta información y comunicarla de forma eficaz a tu audiencia? Un microsite funciona genial para esto, porque permite que cualquier persona pueda inscribirse en los eventos de su interés solo con un clic. Fíjate en el genially con la programación de los #GeniallyGames: :

Crear un microsite con Genially es más fácil de lo que piensas, encontrarás varias plantillas especialmente creadas para programar y comunicar eventos. Puedes mostrar la programación en formato interactivo e integrar los formularios de acceso o cualquier otra información. Así cumples con una premisa básica: hacer que inscribirse a tu evento sea muy, muy fácil.

Webinar

Webinar podría traducirse como “seminario online”. Es un evento con fines educativos, perfecto para formar a la audiencia sobre cómo utilizar tu servicio o producto o hablar sobre sus ventajas.

En Genially celebramos cada mes un webinar para nuevos usuarios, en el que se aprende a utilizar la herramienta de un modo sencillo y rápido. Se celebra en tres idiomas y, a pesar de ser un evento cerrado, suelen unirse unas 1000 personas. Por cierto, si quieres aprender a utilizar Genially con poco esfuerzo, súmate aquí a la próxima edición.

Te dejamos también estos consejos para organizar el tuyo:

  • ¿Cuánto dura un webinar? Puede durar desde unos minutos a varias horas. Un consejo: hazlo lo más corto posible. Si tienes mucho contenido que tratar, repártelo en varias sesiones. Así tendrás más espacio para profundizar en conceptos interesantes sin arriesgarte a perder la atención de tu audiencia.
  • Incluye un chat en directo para contestar a las preguntas en tiempo real. Es una buena práctica para potenciar la participación, una de las claves de éxito. También puedes dejar algo de tiempo al final para responder en voz alta las que te parezcan más interesantes. Esto beneficiará a toda la audiencia y enriquecerá tu webinar. 
  • Apoya tu charla en una presentación: la comunicación será más efectiva y la audiencia la recordará mejor. Además, si la presentación incluye interactividad y efectos de animación, la atención está asegurada.

Para crear presentaciones con interactividad y animación no necesitas saber programar. Las plantillas para presentaciones de Genially ya incluyen estas características, ¡y hay cientos de ellas! Echa un vistazo a estos ejemplos. 

Plantillas presentaciones de ejemplo

Talleres online

Un taller online consiste en una sesión virtual en la que se enseña a las personas que participan cómo hacer algo. Es como un webinar, pero, a diferencia de este, suele terminar con una parte práctica en la que se utilizan los conocimientos adquiridos. 

El taller o workshop online servirá a tu audiencia para profundizar en sus conocimientos, al tiempo que te ayuda a mostrarte como referente en tu sector y también a que tu marca esté más presente en la comunidad . 

Mesa redonda

Una mesa redonda brinda la oportunidad de generar un debate sobre cualquier tema de interés para la comunidad. Gracias a este formato, los participantes se benefician de la suma de conocimientos que aportan las personas que participan en el debate, y consiguen información a un nivel mucho más profundo

Para organizar una mesa redonda, es muy importante conocer tanto a la audiencia como a las personas que quieres invitar. Es clave para buscar los puntos de afinidad y lograr un resultado que aporte valor a cada participante

Con esto claro, hay que plantear un hilo conductor y definir las preguntas siguiendo un orden lógico, y sin perder de vista el tiempo disponible. Una buena práctica es clasificar las preguntas en categorías y establecer dos o tres preguntas por categoría. Como es imposible calcular de antemano cuánto tiempo se va a dedicar a cada pregunta, conviene tener algunas preguntas extra preparadas por si al final sobra tiempo.

Transmisión en directo

¿Te animas a transmitir en directo? Es quizá el tipo de evento online más rápido, sencillo y económico. Puedes utilizar las redes sociales como plataforma o cualquier otra herramienta de streaming. Las transmisiones en streaming te permitirán mostrar el lado más humano de tu marca y tener un contacto más natural con tu público.   

¿Sabías que puedes transmitir en varias redes sociales a la vez? Esto puede multiplicar tu alcance y visibilidad de forma exponencial, ¡vale la pena investigar esta opción!

12 Tips para organizar eventos virtuales que funcionan 

  • Escoge bien la plataforma tecnológica que vayas a emplear. Haz que sea fácil para que quienes asisten no se frustren por no saber usarla.
  • Ofrece incentivos para las personas que participan: sorteos, concursos… Cuenta con partners para esto.
  • Hay muchos eventos online, ¿por qué van a elegir el tuyo? Busca tu valor diferencial y poténcialo. Ya sea tu contenido,  ponentes, o creatividad, asegúrate de comunicar este valor de forma clara.  
  • Dinamiza el contenido del evento, crea comunidad. Sabemos que los eventos virtuales no ofrecen tanto espacio para el networking. Por eso, aportar sentimiento de comunidad ayuda mucho.
  • Recuerda que es difícil mantener la atención delante de una pantalla muchas horas. Plantea juegos, dinámicas, pausas… para intentar que la gente no desconecte. Piensa que te van a poner de fondo y pocas personas van a estar con la atención puesta al 100%.
  • Ten un plan B por si la conexión de algún ponente falla: un vídeo, un webinar, una cartela, etc. Vale, supone algo de trabajo extra, pero ¿y la tranquilidad que consigues a cambio?
  • Céntrate en aportar valor, no vale ser solo comercial. 
  • Crea y respeta una coherencia visual. Haz que tu evento brille no solo por la calidad del contenido, sino por el atractivo de su diseño. Aquí puedes aprender más sobre esto.
  • Haz que interactuar sea fácil y divertido ofreciendo diferentes formas de hacerlo. Hay personas que no quieren exponerse escribiendo para que mucha gente los lea, pero se sentirán cómodos dando like a una publicación. Otras personas querrán su momento de gloria. Dentro de lo posible, ofrece todo tipo de opciones.
  • Una vez que finaliza el evento, resúmelo en un vídeo o infografía. Así otras personas podrán conocerlo aunque no hayan participado.
  • Ofrece la oportunidad de guardar ese contenido para siempre. Puedes decidir si quieres hacerlo con acceso premium o libre. 
  • No olvides medir tus resultados. Después de todo el trabajo de organizarlo y ponerlo en marcha, dedica un tiempo a mirar qué tal ha funcionado. Revisa las métricas de las herramientas que hayas utilizado para conocer el alcance de tu evento. Si has creado un microsite con Genially, podrás monitorizar toda la información en tu panel de Google Analytics.  

Cómo gestionar tu evento virtual en social media para un resultado espectacular

Antes del evento

Empieza por establecer objetivos y definir los canales de comunicación, que dependerán del público. El primer objetivo será conseguir inscripciones, después alcance y engagement.

  • Haz publicaciones en las redes sociales que elijas, incluyendo el nombre del evento, la temática y algo de información adicional, como quiénes son los ponentes o qué se puede aprender. Por supuesto, ¡no olvides incluir el link de la página de inscripción! Envía también una newsletter con información del evento.
  • Incluye una imagen en cada publicación con un diseño propio para diferenciar visualmente tu evento, dándole personalidad. En Genially puedes crear estas imágenes de forma muy fácil, eligiendo el formato que mejor se adapte a tus necesidades o incluso definiendo las dimensiones exactas de tu creatividad. 
  • Añade algún emoji para destacar visualmente el texto de la publicación.
  • Crea un hashtag del evento: ayudarás a identificarlo, podrás agrupar todas las publicaciones que se hagan sobre él y hacer seguimiento. En nuestra semana internacional de la gamificación, usamos el hashtag #GeniallyGames.
  • ¿Con cuánta antelación se debe anunciar? Depende de la frecuencia con la que se celebren eventos en tu empresa. En general, el anuncio se puede hacer desde un mes antes (para eventos únicos) hasta unos diez días antes aproximadamente. 
  • Para crear ‘hype’ e ir calentando el ambiente puedes hacer publicaciones con preguntas abiertas que contribuyan a dinamizar la conversación. ¿Tenéis ganas de ver a…? o ¿De qué pensáis que va a hablar…?
  • A medida que se aproxima la fecha del evento, las publicaciones se harán más frecuentes. En el tramo final, tres días antes del evento, incluso puedes permitirte ser un poco insistente: “ya solo quedan dos días, aún puedes inscribirte a…”. ¡Siempre incluyendo el link de registro! 
  • Recuerda que corres el riesgo de que la gente que no participa en el evento se canse y te silencie o incluso te dejen de seguir. ¡Asúmelo! Lo normal es que sean más personas las que consigas atraer que las que se den de baja. 

Durante el evento

¿Ha llegado el día del evento? El objetivo ahora es intentar que haya la mínima diferencia posible entre personas inscritas y asistentes, es decir, fidelizar. ¡Recuerda incluir el hashtag del evento en todas las publicaciones que hagas!

  • Antes de que empiece, lanza una publicación con un mensaje tipo “está todo preparado, os estamos esperando”. Incluye el enlace de acceso al evento para que lo tengan a mano.
  • Durante el desarrollo del evento, haz alguna publicación para informar de que estáis en directo y que se está celebrando. 
  • Monitoriza el hashtag del evento para interactuar con las personas que estén publicando sobre él. Da like, responde y dinamiza la conversación todo lo que puedas. Incluso puedes lanzar alguna pregunta que suscite debate. ¿Ponéis esto en práctica? ¿Estáis de acuerdo? 

Después del evento

¿Ya pasó todo? Entonces es momento de dar las gracias a los asistentes, y si se ha grabado el evento, recordar donde pueden volver a verlo

También puedes aprovechar para preguntar si les ha gustado, y generar así un poco de conversación, o dirigir a tu audiencia a otros contenidos como otros eventos o cursos relacionados. Incluso puedes preguntar sobre qué les gustaría que tratase tu siguiente evento online. 

Por último, analiza las reacciones de la audiencia y saca tus conclusiones sobre el sentimiento que ha despertado el evento: ¿han gustado los ponentes? ¿El público se ha mostrado interesado en el tema? ¿Vale la pena repetirlo? Así aprenderás cosas interesantes para acertar también con tu próximo evento virtual.

Natalia De la Peña Frade
Natalia De la Peña Frade
Content creator: intento escribir cosas que te guste leer

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