Comment créer l’évènement virtuel de l’année

11 minutes
Rédigé par: Natalia De la Peña Frade
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On le sait : un évènement virtuel peut ne pas avoir le même charme qu’en présentiel. La qualité du networking, la possibilité de rencontrer les intervenants en personne et, peut-être plus sérieusement, les plaisirs de la restauration sont perdus.

Blagues à part, les évènements virtuels offrent des avantages très intéressants. En plus, nous savons bien que nous n’avons pas toujours le choix. La pandémie a obligé l’annulation d’événements en présentiel partout dans le monde, à commencer par le Mobile World Congress, d’amplitude internationale, ça vous dit quelque chose ?

C’est pourquoi tant d’entreprises et d’organisations ont jeté leur dévolu sur le monde des événements virtuels. Observez ce graphique :

Chez Genially, nous organisons fréquemment des évènements en ligne et nous le faisons plutôt bien. Je vous le dis, en toute modestie, parce que j’en ai parlé aux personnes de l’équipe qui contribuent effectivement à propulser ce succès.

cris marcos

Cristina Marcos
Country Manager of Spain

marga gonzalez

Marga González del Hierro
Head of Training

Clara Rodríguez
Community Manager

De leur expérience, j’ai pu réaliser une compilation des meilleures idées d’évènements virtuels, celles qui fonctionnent le mieux. Nous les partageons ici avec vous, tirez-en parti aussi ! Mais, d’abord…

Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?

Il s’agit d’un événement dans lequel l’interaction entre les participants se déroule dans un environnement en ligne, à travers un écran, au lieu d’un emplacement physique.

Les objectifs d’un événement virtuel sont les mêmes que ceux d’un événement en présentiel: présenter ou promouvoir une marque, ses produits et services, former sur ceux-ci, créer des liens avec le public cible et fidéliser.

Les événements virtuels permettent d’augmenter la portée et d’atteindre un large public, puisque des personnes de partout dans le monde peuvent y assister. De plus, parmi leurs principaux avantages, on retrouve les dépenses d’organisation qui sont considérablement réduites.

En résumé : évolutif à l’infini, moins cher et 100% sécurisé. Ne me dites pas que ce ne sont pas des avantages majeurs !

Événements virtuels dans l’actualité

La pandémie est derrière nous ? Personne ne le sait. Petit à petit, nous reprenons certaines activités, mais la reprise ne suit pas le même rythme dans toutes les régions du monde, et l’incertitude est toujours aussi présente.

Nous aimerions penser que bientôt nous pourrons nous réunir comme avant, assister à des conférences, des concerts et autres événements de masse, mais pour l’instant, le plus prudent est d’organiser votre événement en ligne. Vous ne désirez pas passer les jours précédents à souffrir de la peur d’être obligé d’annuler, n’est-ce pas ?

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils et plateformes pour organiser des événements virtuels.

En plus, les réseaux sociaux ajoutent maintenant la possibilité de diffuser en direct, et ce n’est pas fini : ils continuent de se faire concurrence pour améliorer leurs caractéristiques de streaming. Il existe de nombreuses options pour organiser votre événement à un prix très bas.

Quels types d’évènements virtuels existe-t-il ?

En voici parmi les plus habituels :

Congrès en ligne

Au cours d’un congrès en ligne, les professionnels ainsi que les personnes intéressées dans un secteur spécifique se rencontrent virtuellement pour discuter d’informations ou d’actualités intéressantes sur celui-ci. C’est un bon canal pour former le public et cela crée des opportunités de networking fantastiques.

Ils ont généralement lieu de manière périodique. De plus, il est courant que les congrès durent plus d’une journée et comprennent plusieurs présentations. Un exemple ? La semaine de la Gamification, ou #GeniallyGames, qui a réuni 194.200 personnes de 120 pays pendant 10 jours. Nos Genially Games comprenaient 14 événements et les participants avaient accès au parcours à l’avance pour qu’ils puissent choisir ceux auxquels s’inscrire, ce qui est très pratique !

Comment organiser toutes ces informations et les communiquer efficacement à votre public ? Un microsite, c’est génial et cela fonctionne très bien, car il permet à quiconque de s’inscrire aux événements de son intérêt en un seul clic. Regardez le genially avec le calendrier #GeniallyGames :

Créer un microsite avec Genially c’est plus facile que vous ne le pensez, vous trouverez plusieurs modèles spécialement créés pour planifier et communiquer des événements. Vous pouvez montrer la programmation dans un format interactif et intégrer les formulaires d’accès ou toute autre information. Vous répondez donc à un principe de base : que l’inscription à votre événement soit très, très facile.

Webinaires

On pourrait traduire webinaire par “séminaire en ligne”. C’est un événement à but pédagogique, parfait pour former le public à l’utilisation de votre service ou produit ou pour parler de ses avantages.

Chez Genially, nous organisons un webinaire chaque mois pour les nouveaux utilisateurs, dans lequel ils apprennent à utiliser l’outil de façon simple et rapide. Il est organisé en trois langues et, bien qu’il s’agisse d’un événement fermé, environ 1000 personnes se joignent généralement. D’ailleurs, si vous voulez apprendre à utiliser Genially avec peu d’efforts, rejoignez la prochaine édition ici.

Nous vous laissons également ces conseils pour organiser le vôtre :

  • Combien de temps dure un webinaire ? Cela peut durer de quelques minutes à plusieurs heures. Un conseil : faites-le aussi court que possible. Si vous avez beaucoup de contenu à traiter, répartissez-le sur plusieurs sessions. De cette façon, vous aurez plus d’espace pour vous plonger dans des concepts intéressants sans risquer de perdre l’attention de votre public.
  • Un tchat en direct est inclus pour répondre aux questions en temps réel. C’est une bonne pratique pour promouvoir la participation, l’une des clés du succès. Vous pouvez également laisser un peu de temps à la fin pour répondre à haute voix à celles qui vous semblent les plus intéressantes. L’ensemble du public en profitera et cela enrichira votre webinaire.
  • Appuyez votre exposé avec une présentation : la communication sera plus efficace, le public s’en souviendra mieux. En plus, si la présentation comprend des effets d’interactivité et d’animation, l’attention est assurée.

Pour créer des présentations avec interactivité et animation, vous n’avez pas besoin de savoir programmer. Les modèles de présentation Genially incluent déjà ces fonctionnalités, et il y en a des centaines ! Allez jeter un œil à ces exemples.

Exemples de modèles de présentation

Ateliers en ligne

Un atelier en ligne consiste en une session virtuelle dans laquelle les personnes qui participent apprennent à réaliser quelque chose. C’est comme un webinaire, mais contrairement à celui-ci, il se termine généralement par une partie pratique pendant laquelle les connaissances acquises sont utilisées.

L’atelier ou workshop online aidera votre public à approfondir ses connaissances, tout en vous permettant de vous montrer comme une référence dans votre secteur et à votre marque d’être plus présente dans la communauté.

Tables rondes

Une table ronde offre l’occasion de générer un débat sur un sujet d’intérêt pour la communauté, quel qu’il soit. Grâce à ce format, les participants bénéficient de la somme des connaissances apportées par les personnes qui participent au débat, et ils accèdent à des informations à un niveau beaucoup plus profond.

Pour organiser une table ronde, il est très important de connaître à la fois le public et les personnes que vous souhaitez inviter. Il est essentiel de trouver les points d’affinité et d’obtenir un résultat qui mette en valeur chaque participant.

Une fois que ceci est clair, il est nécessaire d’établir un fil conducteur et de définir les questions selon un ordre logique, et sans perdre de vue le temps dont nous disposons. Une bonne pratique consiste à classer les questions en catégories et à définir deux ou trois questions par catégorie. Puisqu’il est impossible de calculer à l’avance le temps qui sera consacré à chaque question, il est judicieux de préparer quelques questions supplémentaires au cas où il resterait du temps à la fin.

Retransmissions en direct

Envie de vous lancer à diffuser en direct ? C’est peut-être le type d’événement en ligne le plus rapide, le plus simple et le moins cher. Vous pouvez utiliser les réseaux sociaux comme plateforme ou tout autre outil de streaming. Les transmissions en streaming vous permettront de montrer le côté plus humain de votre marque et d’avoir un contact plus naturel avec votre public.

Saviez-vous que vous pouvez diffuser sur plusieurs réseaux sociaux en même temps ? Cela peut multiplier votre portée et votre visibilité de manière exponentielle, cette option vaut la peine d’être étudiée !

12 Tips pour organiser des évènements virtuels qui marchent 

  • Choisissez bien la plateforme technologique que vous allez utiliser. Faites en sorte que les participants ne soient pas frustrés de ne pas savoir comment l’utiliser.
  • Proposez des incentives aux personnes qui participent : tirage au sort, concours … Cherchez des partenaires pour cela.
  • Il existe de nombreux événements en ligne, pourquoi choisir le vôtre ? Trouvez votre valeur différentielle et améliorez-la. Qu’il s’agisse de votre contenu, de vos conférenciers ou de votre créativité, assurez-vous de communiquer clairement cette valeur.
  • Dynamisez le contenu de l’événement, créez une communauté. Nous savons que les événements virtuels n’offrent pas autant d’espace pour le networking. Par conséquent, apporter un sentiment de communauté aide beaucoup.
  • N’oubliez pas qu’il est difficile de maintenir votre attention devant un écran pendant plusieurs heures. Proposez des jeux, des dynamiques, des pauses … pour essayer que les gens ne se déconnectent pas. Pensez qu’ils vont vous mettre en fond et que peu d’entre eux vont être attentifs à 100 %.
  • Préparez un plan B en cas de problème de connexion d’un des locuteurs : une vidéo, un webinaire, une affiche, etc. D’accord, cela demande du travail supplémentaire, mais qu’en est-il de la tranquillité d’esprit que vous obtenez en retour ?
  • Concentrez-vous sur la valeur ajoutée, cela n’apporte rien d’être uniquement commercial.
  • Créez et respectez une cohérence visuelle. Faites que votre évènement brille, non seulement pour la qualité du contenu, mais aussi pour l’attrait de son design. Apprenez-en plus Ici.
  • Faites en sorte qu’interagir soit facile et amusant en proposant différentes façons de le faire. Il y a des gens qui ne veulent pas s’exposer et écrire quand beaucoup de gens les lisent, mais ils se sentiront à l’aise en mettant un like à une publication. D’autres personnes voudront leur moment de gloire. Dans la mesure du possible, offrez toutes sortes d’options.
  • Une fois l’événement terminé, faites-en un résumé dans une vidéo ou une infographie. Ainsi, d’autres personnes pourront vous connaître même si elles n’ont pas participé.
  • Offrez la possibilité de sauvegarder ce contenu pour toujours. Vous pouvez décider si vous souhaitez le faire avec un accès premium ou gratuit.
  • N’oubliez pas de mesurer vos résultats. Après tout le travail d’organisation et de mise en marche, prenez le temps de voir comment cela a fonctionné. Passez en revue les métriques des outils que vous avez utilisés pour connaître la portée de votre événement. Si vous avez créé un microsite avec Genially, vous pourrez suivre le monitoring de toute l’information sur votre tableau de bord de Google Analytics.  

Comment gérer votre évènement virtuel sur réseau social pour un succès complet

Avant l’événement

Commencez par fixer des objectifs et définir les canaux de communication, en fonction du public. Le premier objectif sera d’obtenir des inscriptions, puis de la portée et de l’engagement.

  • Publiez des messages sur les médias sociaux de votre choix, avec le nom de l’événement, le thème et des informations supplémentaires, sur les locuteurs ou sur ce qu’on pourra y apprendre. Bien sûr, n’oubliez pas d’inclure le lien vers la page d’inscription ! Envoyez également une newsletter avec des informations sur l’événement.
  • Incluez une image dans chaque publication avec votre propre design pour différencier visuellement votre événement et lui donner de la personnalité. Sur Genially, vous pouvez créer ces images très facilement, en choisissant le format qui correspond le mieux à vos besoins ou même en définissant les dimensions exactes de votre créativité.
  • Ajoutez des emoji pour mettre en évidence visuellement le texte de la publication.
  • Créez un hashtag de l’événement : cela aidera à l’identifier, vous pourrez regrouper toutes les publications sur lui et en assurer le suivi. Pour notre semaine internationale de la gamification, nous utilisons le hashtag #GeniallyGames.
  • Combien de temps à l’avance doit-il être annoncé ? Cela dépend de la fréquence à laquelle les événements se déroulent dans votre entreprise. En général, l’annonce peut être faite entre un mois (pour les événements ponctuels) et environ dix jours avant.
  • Pour créer un «battage médiatique» et chauffer les moteurs, vous pouvez publier des articles contenant des questions ouvertes qui contribuent à dynamiser la conversation. Vous voulez voir ceci…? ou de quoi pensez-vous qu’il va parler …?
  • À l’approche de la date de l’événement, les messages deviendront plus fréquents. Dans la dernière ligne droite, trois jours avant l’événement, vous pouvez même vous permettre d’être un peu insistant: “il ne reste que deux jours, vous pouvez toujours vous inscrire pour …”. Toujours en incluant le lien d’inscription!
  • N’oubliez pas qu’il existe le risque que les personnes qui participent à l’événement se fatiguent et vous mettent en silence, voire cessent de vous suivre. Assumez-le ! Normalement, les personnes que vous parvenez à attirer sont plus nombreuses que celles qui se désabonnent.

Durant l’événement

Le jour de l’événement est arrivé ? L’objectif est maintenant d’essayer de réduire la différence possible entre les inscrits et les participants, c’est-à-dire de fidéliser. N’oubliez pas d’inclure le hashtag de l’événement dans chaque message que vous publiez !

  • Avant qu’il ne commence, lancez un publication avec un message du genre “tout est prêt, nous vous attendons”. Incluez le lien pour accéder à l’événement afin que tout le monde l’ait à portée de main.
  • Pendant le déroulement de l’événement, écrivez une publication pour informer que vous êtes en direct et qu’il a bien lieu.
  • Surveillez le hashtag de l’événement pour interagir avec les personnes qui publient à son sujet. Mettez des likes, répondez et dynamisez la conversation autant que vous le pouvez. Vous pouvez même soulever une question qui suscite débat. Le mettez-vous en pratique ? Êtes-vous d’accord ?

Après l’événement

Ça y est, tout est terminé ? Est venu le moment de remercier  les participants, et si l’événement a été enregistré, de leur rappeler où ils peuvent le revoir

Vous pouvez également en profiter pour leur demander s’ils ont aimé, et ainsi enclencher une petite conversation, ou orienter votre public vers d’autres contenus tels que des événements ou des cours connexes. Vous pouvez encore leur demander sur quel thème ils voudraient que votre prochain événement en ligne aborde.

Enfin, analysez les réactions du public et tirez vos conclusions sur le sentiment qui s’est dégagé de l’événement : les orateurs ont-ils plu ? Le public s’est-il intéressé au sujet ? Est-ce la peine de le répéter ? Ainsi, vous apprendrez des choses intéressantes pour réussir à nouveau votre prochain événement virtuel.

Natalia De la Peña Frade
Natalia De la Peña Frade
Créateur de contenu : j'essaie d'écrire des choses que vous aimez lire

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