Quels sont les meilleurs outils de productivité ?
Une bonne manière de répondre à cette question est de réfléchir à la liste des choses qui nous prennent le plus de temps au quotidien, et de rechercher les outils qui nous aident à les rendre agiles.
La productivité signifie tirer le meilleur parti des ressources. Je dirais que le temps est la ressource la plus précieuse dont nous disposons, n’est-il pas ? À quoi passons-nous le plus de temps de manière improductive ?
- Des réunions
- Des séries d’e-mails
- Recherche de fichiers et de documents dans 300 dossiers
- Avoir de nombreux onglets ouverts sur l’ordinateur
- Le manque d’organisation du travail
Il est préférable de ne pas s’arrêter à calculer le temps que nous perdons avec ces tâches car cela peut nous faire peur. Essayons plutôt de résoudre le problème !
Dans cet article, nous vous présentons les outils de productivité que nous utilisons au sein de l’équipe Genially et qui fonctionnent le mieux pour nous. C’est sûr, vous en tirerez profit !
La productivité fait-elle partie de vos résolutions du Nouvel An ?
A chaque fin d’année, on fait plein de projets et la fameuse liste des bonnes résolutions. Ceux qui comprennent disent que les longues listes de résolutions du Nouvel An ne fonctionnent pas, et je pense que c’est vrai. Du moins dans mon cas.
L’idéal serait de chercher à s’améliorer petit à petit. Les applications de productivité de la liste qui suit vous seront d’une grande aide… Si vous n’essayez pas de les utiliser toutes en même temps.
Choisissez celle qui vous semble la plus utile et intégrez-la à votre suite particulière. Pour tirer le meilleur parti d’un outil, il faut apprendre à l’utiliser, mais ce n’est pas une dépense, c’est un investissement ! En outre, tous les outils de cette liste sont très faciles à utiliser. Une fois que vous en avez maîtrisé un, vous pouvez passer au suivant. Vous pouvez aussi tirer le meilleur de celui qui vous plaît le plus (vous n’êtes pas obligé de tous les utiliser).
10 outils de productivité qui feront partie de votre travail
1. Notion : pour avoir tout au même endroit et bien rangé !
Notion est un outil créé pour réunir toutes les informations que vous gérez en un seul endroit. Mais c’est bien plus que cela : l’outil vous offre différentes options pour organiser vos fichiers dans des espaces de travail très pratiques qui peuvent être consultés dans différentes vues super commodes.
C’est notamment l’outil idéal pour le télétravail en équipe, parce que c’est en ligne. L’ensemble de l’équipe peut accéder aux informations en temps réel. Il suffit d’une adresse électronique pour créer un compte Notion, et le contenu est synchronisé sur tous les appareils où vous utilisez ce compte.
Vous pouvez connecter Notion avec vos comptes Trello, Asana, Google Docs, Workflowy, Evernote et ben d’autres. Et vous pouvez insérer de nombreux formats de contenu : cartes, vidéos, GIFs, tweets… et même des geniallys !
La meilleure chose à faire est de commencer par créer un espace de travail et d’inviter les personnes de votre choix. Vous pouvez disposer d’autant d’espaces de travail que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez créer un espace pour chaque projet auquel vous participez et le partager avec votre équipe.
Cet espace partagé peut être votre dossier, votre agenda, votre administrateur de tâches… Pour simplifier votre travail dans Notion, vous pouvez utiliser les modèles et aussi jeter un coup d’œil à ce post avec des conseils sur Notion. Chaque minute que vous investissez pour apprendre à utiliser cet outil vous sera rendue, croyez-moi !
2. Trello : des processus plus simples et mieux organisés
Avec Trello, il vous sera très facile de créer un tableau Kanban numérique pour assurer le suivi de vos projets de la manière la plus visuelle possible.
Le terme ‘Kanban’, cela vous dit quelque chose ? Cela signifie ‘Carte’ en japonais et fait référence à une méthodologie de travail qui aide à gérer efficacement les processus, en utilisant des cartes pour rendre visibles les étapes d’un processus ou d’un flux. Sur Trello, vous pouvez ajouter toutes sortes d’informations aux cartes : descriptions, listes, échéances… Vous pouvez donc organiser le processus à votre manière.
Trello fonctionne sur tous les appareils et est compatible avec les principaux navigateurs. Il est super intuitif et, pour faciliter la prise en main, il propose de nombreux modèles personnalisables regroupés par thèmes.
L’outil permet également de réaliser des automatisations pour alléger les charges de travail, et d’intégrer de nombreux outils : Slack, Google Drive, Dropbox….
Trello est considéré comme un outil de productivité pour entrepreneurs. Sa version gratuite est très complète, vous n’avez donc pas besoin d’investir un seul euro pour l’essayer. Vous allez l’adorer !
3. Asana : gestion au top de projets et d’équipe en temps réel
Asana est, comme Trello, un outil de gestion de projets d’une grande aide pour planifier et organiser le travail en équipe. Il s’intègre avec plus de 200 outils et est parfait pour des projets plus complexes.
Dans Asana, l’équipe trouve un espace partagé où elle peut consulter les tâches et les échéances. Les flux, les calendriers et les tableaux de bord sont très faciles à créer et très utiles pour coordonner le travail de plusieurs personnes. En outre, des dates et des délais peuvent être attribués aux tâches.
Cette application de productivité du travail est conçue de manière à ce que toutes les informations puissent être saisies d’un seul coup d’œil. Toutes les informations relatives au projet sont affichées en temps réel sur le tableau de bord, ce qui vous permet de voir comment tout progresse et de détecter les éventuels goulets d’étranglement ou retards.
Grâce à cet outil, il est possible de répartir efficacement les tâches et de réduire le nombre de réunions. En plus, le fait de pouvoir vérifier toutes les mises à jour vous permet de dire adieu aux chaînes interminables de courriels demandant ce qui a été fait et ce qui ne l’a pas été.
4. Slack : adieu aux mails en chaîne
Vous savez probablement déjà que Slack est une application de messagerie instantanée conçue pour les équipes de travail, mais pourquoi cet outil de communication est-il également considéré comme un outil de productivité ? En raison de la quantité d’options qu’il offre.
Une fois que tous les membres de l’équipe sont ajoutés à Slack, chacun peut lancer des discussions entre deux ou plusieurs personnes, ou créer des canaux pour chaque projet de manière très simple. Je me laisse même des notes à moi-même, et je sais que je ne suis pas la seule.
Vous voulez discuter de quelque chose avec plusieurs personnes à la fois ? Ajoutez-les à votre message direct et vous êtes en ligne pour une conversation en temps réel sur n’importe quel sujet. Vous travaillez sur un nouveau projet qui nécessite un espace commun ? Créer un canal : vous pouvez ajouter des informations sur le projet, des documents, des images…
Parmi ses nombreux avantages, il y a le fait que le tchat reste en place jusqu’à ce que vous le supprimiez, de sorte que vous pouvez toujours retrouver la conversation et voir ce qui a été discuté la dernière fois. De plus, en ajoutant des épingles à la conversation, l’on peut figer les informations ou les documents les plus importants, ce qui permet de les consulter à tout moment. Ah, et il est également très utile pour un appel rapide ou un appel vidéo agile.
Slack s’intègre avec plusieurs outils, ce qui permet d’ajouter du contenu provenant de différentes plateformes à une conversation en ajoutant simplement un lien vers la ressource.
5. Microsoft 365 : les outils les plus populaires au monde
Microsoft 365 est l’Office de toujours, mais dans le cloud : une suite d’outils qui fonctionne dans le cloud et comprend certaines des applications les plus populaires au monde : Word, Excel et PowerPoint.
L’offre d’applications de productivité de Microsoft 365 est complétée par les autres outils qui y sont compris : workspace, vidéoconférence, messagerie instantanée, et autres. L’approche de ce produit est de pouvoir effectuer autant de tâches que possible sans utiliser d’applications externes et en réalisant une connexion transparente entre les outils.
Se trouvant dans le cloud, c’est une option fortement recommandée pour le travail collaboratif, tant en présentiel qu’à distance. En plus, grâce à l’intégration entre Microsoft et Genially, il est très facile de diffuser vos contenus à travers ses outils.
6. Shift : tous vos comptes dans la même fenêtre
Lorsque vous avez plusieurs comptes sur une même application, cela peut compliquer vos opérations quotidiennes. On perd beaucoup de temps à se connecter et à se déconnecter pour passer de l’un à l’autre, exactement ce que vous ne voulez pas : perdre du temps !
Utiliser une application comme Shift vous permet de vous connecter à différents comptes et de passer de l’un à l’autre en un seul clic. Vous pouvez ajouter tous vos comptes de messagerie de différents fournisseurs et d’innombrables applications. Vous serez étonné/e de voir combien d’outils peuvent être intégrés.
En plus de pouvoir passer facilement d’un compte à l’autre, lorsque vous utilisez Shift, vous n’avez pas besoin d’avoir autant d’onglets ouverts. Les icônes des applications que vous utilisez s’affichent verticalement sur la gauche, de sorte qu’elles prennent moins de place et sont plus faciles à atteindre.
Une autre option qu’offre cette application pour améliorer votre productivité est que vous pouvez créer un workspace (espace de travail) avec les outils que vous utilisez normalement. Un espace à vous où vous pouvez trouver tout ce dont vous avez besoin à portée de main, sans distractions. Votre navigation deviendra beaucoup plus efficace.
7. Google Workspace : la suite de la productivité
À l’instar de Microsoft Office 365, Google Workspace n’est pas une application, mais une suite complète d’outils. Les deux produits offrent des fonctionnalités et des caractéristiques très similaires, mais il existe une différence fondamentale entre les deux choix : Google Workspace offre 15 Go de stockage gratuit.
Ce produit de Google est devenu un concurrent solide de la suite de Microsoft, capable de se mettre à égalité dans toute comparaison. Les applications qui composent la suite Google sont également complémentaires et peuvent être utilisées sur n’importe quel appareil. Il existe également une extension pour travailler sans connexion et le contenu est synchronisé sur tous les appareils sur lesquels le compte est utilisé.
Les outils de Google Workspace s’intègrent à Genially de mille et une façons. Il est possible d’insérer du contenu de Google Drive dans vos geniallys, de réaliser des graphiques avec des données provenant des feuilles de calcul Google Spreadsheets et bien plus encore. Vous trouverez ici des informations sur les intégrations de Genially avec Google qui rendront votre travail plus productif. Cela en vaut la peine !
8. Pomofocus : le succès est question de bien choisir le focus
Vous ne connaissez pas cet outil au nom étrange ? Eh bien, il est aussi efficace que facile à utiliser. Il est basé sur la technique “pomodoro”, un système permettant d’améliorer votre productivité personnelle au travail ou à l’école.
Et comment cela fonctionne-t-il ? Comme un chronomètre. Vous planifiez les tâches de la journée, définissez le temps que vous souhaitez consacrer à chacune d’entre elles et, lorsque vous commencez à travailler, vous déclenchez le minuteur. La durée de chaque pomodoro est généralement de 25 minutes.
L’astuce consiste à ne rien laisser vous distraire pendant le pomodoro, ce qui est beaucoup plus facile à gérer lorsqu’il y a un compte à rebours. Entre les tâches, vous pouvez programmer une pause courte ou longue, en fonction de vos besoins. Par exemple, 5 minutes pour les pauses courtes et 20 minutes pour les pauses longues.
Diviser les tâches en blocs de temps vous aidera à mieux vous organiser, et aussi, il est plus facile de faire l’effort de se concentrer (ou n’importe quel effort) si vous pensez que c’est pour un temps limité. Essayez et voyez !
9. Calendly: des agendas qui se planifient seuls
Après une courte période d’utilisation de Calendly, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer jusqu’à présent.
Le fonctionnement de cette application de productivité est très simple : vous créez votre compte, spécifiez votre planning de travail, ajoutez tous vos calendriers à synchroniser, et c’est tout ! Dès lors, chaque fois que vous devrez programmer une réunion, l’outil cherchera les créneaux pour vous.
Il possède d’autres caractéristiques qui le rendent très utile. Par exemple, l’envoi automatique de rappels avant les réunions, la possibilité de fixer le temps entre les réunions ou un nombre maximum de réunions par jour, ou encore l’unification des fuseaux horaires de toutes les personnes participant à la réunion pour éviter les confusions.
Programmer des réunions deviendra aussi simple que d’envoyer un lien. Et vous aurez beaucoup de temps à consacrer à des choses plus productives…
10. Genially : contenu interactif pour mieux vous organiser
Genially est un outil de création de contenu interactif, mais il dispose également de nombreuses ressources pour vous aider à booster votre productivité.
Dans Genially, vous trouverez de nombreux modèles pour créer des calendriers et des planificateurs. Par exemple, consultez ce modèle pour créer votre planificateur de productivité annuel :
Il existe des modèles super visuels pour créer des agendas hebdomadaires, mensuels ou annuels. En outre, Genially s’intègre à presque tous les outils mentionnés ci-dessus. Vous pouvez créer n’importe quel contenu et le partager dans un workspace de Notion, par Slack, ou sur un Word, etc. Faites un essai, éditez ces modèles !
Une autre façon d’améliorer votre productivité lorsque vous vous attaquez à un projet est de créer une carte mentale ou une carte conceptuelle. Cela vous aide non seulement à organiser vos idées, mais aussi à les communiquer à votre équipe de manière visuelle.
L’utilisation de contenu interactif pour partager vos idées ou votre planification vous permet d’afficher autant d’informations que vous le souhaitez, lesquelles vous pouvez ajouter sous différents formats. Une fois votre création terminée, il vous suffit d’envoyer le lien aux personnes avec lesquelles vous souhaitez la partager. Par la suite, même si vous modifiez le contenu, elles verront toujours la dernière version, et vous n’avez alors plus à envoyer des actualisations, ce qui vous fait gagner du temps !
Avec cette liste d’outils de productivité, vous réussirez, à coup sûr, à optimiser votre potentiel et atteindre tous vos objectifs de 2022. Connaissez-vous un outil qui mériterait de figurer dans cette sélection ? Nous vous lirons dans les commentaires du blog.
