Télétravailler et communiquer efficacement : Relevez le défi !

À l’heure où le travail à domicile devient de plus en plus populaire, les réseaux sociaux regorgent de scènes d’appels visio désopilants : des proches qui s’invitent dans le plan avec des vêtements plus ou moins appropriés (et parfois ridicules!), des caméras ou des micros que l’interlocuteur pensait avoir éteints… vous en avez probablement croisé plus d’une !

Ça a le mérite de nous faire rire, mais également de nous faire comprendre une chose : le télétravail donne lieu à des situations singulières qui ne se seraient jamais produites dans un contexte de travail en présentiel. Il y a aussi beaucoup plus de distractions à la maison, et il peut être difficile de rester concentré. 

C’est pourquoi il n’est pas aisé de communiquer avec succès quand on travaille à distance. C’est parfois un vrai défi, n’est-ce pas ? Et bien relevons-le ce défi ! Voici quelques conseils, outils et stratégies pour une communication à distance efficace qui mobilise votre équipe, vos clients, vos associés ou vos investisseurs comme jamais auparavant. 

Distance sociale… et économies !

De plus en plus d’entreprises choisissent le travail à domicile. D’après le rapport annuel de Owl Labs sur le télétravail en 2021, près de 70% des travailleurs américains à temps complet ont travaillé à domicile au cours de l’année écoulée. 

Dans bien d’autres pays le taux de télétravailleurs est moins élevé … pour l’instant. En France, par exemple,  le pourcentage de personnes ayant travaillé  à domicile au moins un jour  par semaine au cours de l’année 2021 était d’environ 22% d’après les chiffres de l’INSEE et plus de 90% d’entre eux ne le faisaient que partiellement. 

C’est cependant bien plus qu’avant la pandémie et cela ne fait qu’augmenter. Si on remonte à 2018, avant la pandémie, le taux de travailleurs à domicile n’atteignait pas 7%.

D’ailleurs, saviez-vous que le télétravail, n’était à l’origine absolument pas lié à la distanciation sociale? On dit que le père de ce modèle est Jack Nilles, ingénieur de la NASA. L’idée initiale surgit à la fin des années 70 pour économiser de l’énergie, réduire l’empreinte carbone, éviter les embouteillages et autres problèmes de transport.

La nécessité de réduire les coûts, le manque de ressources et la pollution sont toujours d’actualité, ce qui rend le télétravail attractif pour nombre d’entreprises. C’est plus économique? Merveilleux ! Ça favorise aussi la conciliation, si complexe en tout temps, du travail et de la vie privée. En plus, l’évolution des technologies offre toujours plus et de meilleures solutions pour travailler à domicile. Le monde est en train de changer, la manière dont nous travaillons change elle aussi et les méthodes de communication doivent s’adapter à ces changements. 

Le travail à la maison ce n’est pas “la même chose, mais à la maison”, mais alors pas du tout ! Ça ne consiste pas non plus à utiliser tout un tas de nouveaux outils sans réfléchir. C’est toute une culture, une réinvention personnelle. Voyons ensemble quelques outils et ressources pour une communication efficace pour que la distance ne soit plus un problème.  

Communication externe en visio

Peu importe que vous envoyiez un message à vos collègues ou une proposition commerciale à vos clients : si vous envoyez un roman PDF ou un powerpoint de 200 slides, vous avez peu de chances d’être lu . Voir carrément aucune. 

Réfléchissez : Si même au cours d’un RdV en présentiel certains arrivent à dormir ou sont distraits par leur téléphone, imaginez à la maison. Sans parler de ce client auquel vous vantez les milles mérites de votre produit et dont le regard est irrémédiablement attiré par sa montre… que se passera-t-il s’ ils ne sont pas en face de vous ? Prendront-ils la peine d’étudier votre offre ? Humm, comment vous dire…

C’est un fait, plus nous utilisons les nouvelles technologies, moins nous sommes attentifs et capables de rester concentrés. La science a prouvé que lire sur un écran réduit la compréhension écrite et que ne pas être en mesure de prendre des notes ou de souligner à aussi une influence néfaste sur notre attention. 

Pour surmonter ce défi,  nous devons faire passer notre message de manière à ce que l’interlocuteur puisse participer activement, le convertir en expérience partagée. Comment ? Avec un contenu interactif  que chacun pourra explorer à son rythme. Ajoutez un  joli design attrayant, des animations engageantes et vous approcherez du but.  

Avec Genially vous pouvez créer un contenu interactif au top pour vos clients, vos fournisseurs, vos associés ou vos actionnaires. De l’interactivité et un design efficace, voilà qui va transformer n’importe quel contenu, de vos propositions commerciales à vos guides institutionnels en passant par vos contenus formatifs, vos offres d’emploi etc. Et pourquoi ne pas tenter le format vidéos !  

Vous disposez ici d’une sélection de modèles pour créer tout le contenu d’entreprise dont vous avez besoin : rapports, propositions, dossiers… tout ce que vous voulez !

8 techniques efficaces de pour une bonne communication interne en télétravail : 

Chez Genially, nous travaillons à domicile depuis toujours, alors nous souhaitons partager avec vous quelques astuces pour développer un plan de communication interne efficace, maintenir la cohésion au sein de l’équipe, et aussi, vous parlez des outils que nous utilisons pour cela. 

1. Bonjour, c’est primordial : Prenez l’habitude de saluer votre équipe ; c’est plus facile que si vous travailliez en “face to face” ! Même si vous n’avez pas envie de sourire le matin, vous pouvez envoyer un emoji. Tout ce dont vous avez besoin est une application pour tchatter. Chez Genially, on utilise Slack et on adore son côté pratique.

2. Daily, weekly, monthly… Les réunions virtuelles sont essentielles, parlez de vos avancées et restez en contact avec vos collègues. Choisissez une plateforme et partagez vos réunions dans un calendrier. Meet et Google Calendar sauront répondre à vos attentes. Les réunions doivent être aussi courtes que possible : plus elles sont longues, moins elles sont productives.

3. Être dans le cloud,  “c’est dans le coup” : Les outils du cloud permettent à vos équipes de partager des informations en temps réel et d’y accéder où que vous soyez si tant est que vous disposiez d’une connexion. Google Workspace, Notion ou One Drive sont parmi vos meilleures options.

4. Faites le beau : utilisez un contenu visuel spectaculaire pour mieux communiquer – Genially est votre outil ! Les présentations, les rapports, les ressources de formation et tout type de contenu institutionnel gagneront beaucoup en passant à l’interactivité et aux animations. Vous pouvez également ajouter du contenu multimédia dans n’importe quel format pour rendre votre contenu encore plus attrayant. C’est prêt à l’envoi?  Enregistrez votre voix  pour décrire votre contenu, c’est le complément parfait du contenu visuel et un moyen très efficace “de vous rapprocher” de votre public. Vous pouvez ensuite télécharger le résultat comme vous le souhaitez, en vidéo MP4 par exemple !

Voir plus de ressources pour mieux communiquer depuis la maison

5. Newsletter interne : créez un canal pour que tout le monde puisse partager les dernières news (pro ou perso) et renforcer le travail en équipe : nouvelles recrues, réussites personnelles ou professionnelles, photos… Vous pouvez ensuite réunir toutes les news dans un bulletin d’information interne mensuel ou trimestriel.  une chose de plus sur  la liste des partages de votre équipe! 

6. Questionnaires de satisfaction, avis et suggestions : Avec le travail à distance, vous ne pouvez plus voir le visage des membres de l’équipe aussi souvent, ni leur demander ce qu’ils pensent de ceci ou de cela. Il est essentiel de prévoir des canaux pour recueillir les avis. Ils peuvent être anonymes ou non, mais ils doivent être amusants ! Je suis sûr que Typeform vous conviendra parfaitement. 

7. Bien plus qu’un travail : permettez (et donnez le pouvoir) à vos employés de partager plus que de simples informations professionnelles. Des films, des séries, de la musique… Offrez un espace où tous peuvent discuter librement, comme s’ils étaient devant la machine à café. Chez Genially, nous faisons du yoga en équipe (Bon, je reconnais que je n’y assiste pas assez souvent) et nous avons un canal Slack pour les discussions informelles.

8. Un peu de présence : trouvez une occasion pour l’équipe d’apprendre à se connaître. Nous avons beau appliquer les meilleures pratiques pour faire naître un esprit d’équipe virtuel, rien ne peut remplacer le temps partagé dans un environnement physique. Organisez régulièrement des événements en face to face et des journées de team building. Quand vous aurez appris à vous connaître, tout sera plus fluide, vous verrez la différence !

Comment gérez-vous la communication à distance dans votre entreprise ? Il y a d’autres outils qui fonctionnent pour vous ? Dites-nous tout en commentaire !