¿Cuáles son las mejores herramientas de productividad?
Una buena forma de responder a esta pregunta es pensar en la lista de cosas que más tiempo nos roban en el día a día, y buscar las herramientas que nos ayuden a agilizar esas cosas.
Productividad significa aprovechar al máximo los recursos. Yo diría que el tiempo es el recurso más valioso que tenemos, ¿no? ¿En qué gastamos más tiempo de forma improductiva?
- Reuniones
- Cadenas de mails
- Buscar archivos y documentos en 300 carpetas
- Tener muchas pestañas abiertas en el ordenador
- La falta de organización del trabajo
Mejor no pararse a calcular cuánto tiempo perdemos con estas tareas porque nos podemos llevar un susto. ¡Vamos a intentar solucionarlo!
En este post compartimos cuáles son las herramientas de productividad que utilizamos en el equipo de Genially que mejor nos funcionan. ¡Seguro que les sacarás mucho partido!
¿Está la productividad entre tus propósitos de Año Nuevo?
Cada vez que termina el año, hacemos un montón de proyectos y la famosa lista de buenos propósitos. Quienes entienden, aseguran que las listas largas de propósitos de año nuevo no funcionan, y creo que es cierto. Por lo menos en mi caso.
Lo ideal es proponerse mejorar poquito a poco. Las apps de productividad de esta lista te resultarán de mucha ayuda… si no intentas empezar con todas a la vez.
Elige la que te parezca más útil e incorpórala a tu suite particular. Sacar partido de una herramienta exige aprender a utilizarla peeero, ¡no es gasto, es una inversión! Además, todas las herramientas de esta lista son súper fáciles de usar. Cuando tengas una controlada, puedes ir a por la siguiente. O simplemente sacar el máximo partido a la que más te guste (no necesitas usar todas).
10 herramientas de productividad que harán parte de tu trabajo
1. Notion: para tenerlo todo en el mismo sitio, ¡y bien ordenado!
Notion es una herramienta creada para reunir en un solo lugar toda la información que manejas. Pero es mucho más que eso: la herramienta te ofrece diferentes opciones para organizar los archivos en espacios de trabajo muy prácticos que pueden consultarse en diferentes vistas súper cómodas.
Es la herramienta ideal para el teletrabajo en equipo, entre otras cosas, porque es online. Todo el equipo podrá acceder a la información en tiempo real. Solamente hace falta una dirección de email para crear una cuenta de Notion, y el contenido se sincroniza en todos los dispositivos donde utilices esa cuenta.
Puedes conectar Notion con tus cuentas de Trello, Asana, Google Docs, Workflowy, Evernote y muchas más. Y puedes insertar muchos formatos de contenido: mapas, vídeos, GIFs, tuits… ¡hasta geniallys!
Lo mejor es empezar por crear un espacio de trabajo e invitar a las personas que tú quieras. Puedes tener tantos espacios de trabajo como necesites. Por ejemplo, podrías crear un espacio para cada proyecto en el que estés participando y compartirlo con tu equipo.
Ese espacio compartido puede ser vuestro archivo, vuestra agenda, vuestro administrador de tareas… Para simplificar tu trabajo en Notion puedes utilizar las plantillas y también echar un vistazo a este post con trucos de Notion. Cada minuto que inviertas en aprender a utilizar esta herramienta, lo recuperarás con creces, ¡créeme!
2. Trello: procesos más simples y mejor organizados
Con Trello te resultará muy sencillo crear un tablero Kanban digital para hacer seguimiento de tus proyectos de la forma más visual posible.
¿Te suena ‘Kanban’? Significa ‘Tarjeta’ en japonés, y se refiere a una metodología de trabajo que ayuda a gestionar los procesos de forma eficiente, utilizando tarjetas para hacer visibles los pasos de un proceso o un flujo. En Trello puedes añadir todo tipo de información a las tarjetas: descripciones, listas, deadlines… Así puedes organizar el proceso a tu manera.
Trello funciona en cualquier dispositivo y es compatible con los principales navegadores. Es súper intuitiva y, para que sea más fácil empezar, ofrecen un montón de plantillas personalizables agrupadas por temas.
La herramienta permite además hacer automatizaciones para aligerar las cargas de trabajo, e integrar un montón de herramientas: Slack, Google Drive, Dropbox…
Trello se considera una herramienta de productividad para emprendedores. Su versión gratuita es súper completa, así que no tienes que invertir ni un euro para probarla. ¡Te va a gustar!
3. Asana: gestión top de proyectos y equipos en tiempo real
Asana es, al igual que Trello, una herramienta de gestión de proyectos de gran ayuda para planificar y organizar el trabajo en equipo. Se integra con más de 200 herramientas, y es perfecta para proyectos más complejos.
En Asana, el equipo encuentra un espacio compartido donde pueden consultar tareas y plazos. Flujos, cronogramas y tableros son muy fáciles de crear y muy útiles para coordinar el trabajo de varias personas. Además, se puede asignar fechas y horas de entrega a las tareas.
Esta app de productividad laboral está diseñada para que toda la información se pueda captar de un solo vistazo. Toda la información sobre el proyecto se muestra en el tablero en tiempo real, lo que te permite ver como avanza todo y detectar posibles atascos o retrasos.
Con esta herramienta es posible asignar las tareas de forma eficaz, y se reduce el número de reuniones. Además, poder consultar todas las actualizaciones te permite decir adiós a las cadenas eternas de emails preguntando lo que está hecho y lo que no.
4. Slack: adiós a las cadenas de mails
Seguro que ya sabes que Slack es una app de mensajería instantánea pensada para equipos de trabajo, pero ¿por qué esta herramienta de comunicación se considera también de productividad? Por la cantidad de opciones que ofrece.
Una vez que todas las personas del equipo se añaden a Slack, cualquiera puede iniciar chats de dos o más personas, o bien crear canales para cada proyecto de forma muy sencilla. Yo hasta me dejo notas a mí misma, y me consta que no soy la única.
¿Quieres comentar algo con varias personas a la vez? Agregas a esas personas a tu mensaje directo y ya estáis en línea para una conversación sobre lo que sea en tiempo real. ¿Que estás con un proyecto nuevo que requiere un espacio común? Crea un canal: podrás añadir información sobre el proyecto, documentos, imágenes…
Entre sus muchas ventajas, está que el chat queda ahí hasta que se elimine, con lo cual siempre es posible recuperar la conversación y mirar lo último que se ha hablado. Además, añadiendo chinchetas a la conversación, se fija la información o los documentos más importantes, dejándolos a mano para consultar en cualquier momento. Ah, y también resulta muy útil para una llamada o videollamada ágil.
Slack se integra con varias herramientas, lo que permite añadir contenido de diferentes plataformas en una conversación simplemente añadiendo un enlace al recurso.
5. Microsoft 365: las herramientas más populares del mundo
Microsoft 365 es el Office de toda la vida, pero en la nube: una suite de herramientas que funciona en la nube e incluye algunas de las aplicaciones más populares del mundo: Word, Excel y PowerPoint.
La oferta de apps de productividad de Microsoft 365 se complementa con el resto de herramientas que incluye: workspace, videoconferencias, mensajería instantánea y más. El planteamiento de este producto es poder hacer el máximo número posible de tareas sin utilizar aplicaciones externas y consiguiendo una conexión fluida entre herramientas.
Al estar en la nube, se convierte en una opción más que recomendable para el trabajo colaborativo, tanto presencial como remoto. Además, gracias a la integración entre Microsoft y Genially, lo tienes súper fácil para dar difusión a tus contenidos a través de sus herramientas.
6. Shift: todas tus cuentas en la misma ventana
Cuando tienes varias cuentas de una misma aplicación, se te puede complicar la operativa del día a día. Se pierde mucho tiempo cerrando y abriendo sesión para poder cambiar de una a otra, ¡justo lo que no queremos, perder tiempo!
Utilizar una aplicación como Shift te permite iniciar sesión en diferentes cuentas y cambiar de una a otra con un simple clic. Puedes añadir todas tus cuentas de mail de diferentes proveedores y de infinidad de aplicaciones. Te va a sorprender la cantidad de herramientas que se pueden integrar.
Además de saltar de una cuenta a otra con toda facilidad, cuando utilizas Shift no necesitas tener tantas pestañas abiertas. Los iconos de las apps que estás utilizando se muestran a la izquierda en vertical, de manera que ocupan menos espacio y están más a mano.
Otra opción de esta app para mejorar tu productividad es que puedes crear un workspace con las herramientas que utilices normalmente. Un espacio propio donde encontrar a mano todo lo que necesitas, sin distracciones. Tu navegación se volverá mucho más eficaz.
7. Google Workspace: la suite de la productividad
Al igual que Microsoft Office 365, Google Workspace no es una app, sino toda una suite de herramientas. Ambos productos ofrecen funcionalidades y características muy parecidas, pero existe una diferencia fundamental entre ambas opciones: Google Workspace ofrece 15 GB de almacenamiento gratis.
Este producto de Google se ha convertido en un fuerte competidor de la suite de Microsoft, capaz de ponerse a la par en cualquier comparativa. Las aplicaciones que componen la suite de Google también se complementan entre sí y se pueden utilizar en cualquier dispositivo. Además hay una extensión para trabajar sin conexión y el contenido se sincroniza en todos los dispositivos en los que se utilice la cuenta.
Las herramientas de Google Workspace se integran con Genially de mil y una formas. Es posible insertar contenidos de Google Drive en tus geniallys, hacer gráficas con los datos de las hojas de cálculo de Google y mucho más. Aquí puedes descubrir más sobre las integraciones de Genially con Google que harán tu trabajo más productivo. ¡Vale la pena!
8. Pomofocus: el éxito es cuestión de poner bien el foco
¿No conoces esta herramienta de nombre tan raro? Pues es tan eficaz como fácil de usar. Se basa en la técnica ‘pomodoro’, un sistema para mejorar tu productividad personal en el trabajo o en los estudios.
¿Y cómo funciona? Pues como un cronómetro. Planificas las tareas del día, defines el tiempo que quieres enfocarte en cada una y cuando empiezas a trabajar, pones en marcha el temporizador. La duración de cada pomodoro suele ser de 25 minutos.
El truco está en no permitir que nada te distraiga durante el pomodoro, algo mucho más fácil de gestionar cuando hay una cuenta atrás. Entre tarea y tarea, puedes programar una pausa corta o una larga, según lo que necesites. Por ejemplo, 5 minutos para pausas cortas y 20 minutos para las largas.
Dividir las tareas en bloques de tiempo te ayudará a organizarte mejor, y además, es más fácil hacer el esfuerzo de concentrarse (o cualquier esfuerzo) si piensas que es por tiempo limitado. ¡Pruébalo y verás!
9. Calendly: agendas que se programan solas
Al cabo de poco tiempo de utilizar Calendly te preguntarás cómo has podido organizarte sin ella hasta ahora.
El funcionamiento de esta app de productividad es muy sencillo: creas tu cuenta, especificas tu horario de trabajo, añades todos tus calendarios para que se sincronicen, ¡y listo! A partir de ahí, cada vez que tengas que agendar una reunión, la herramienta buscará los huecos por ti.
Tiene otras características que la hacen muy útil. Por ejemplo, el envío automático de recordatorios antes de las reuniones, poder fijar el tiempo entre reuniones o un máximo de reuniones al día, o unificar los husos horarios de todas las personas que asisten a la reunión para que no haya líos.
Programar reuniones se va a convertir en algo tan sencillo como enviar un link. Y tú vas a tener mucho tiempo para dedicarte a cosas más productivas…
10. Genially: contenido interactivo para organizarte mejor
Genially es una herramienta para crear contenido interactivo, pero también tiene un montón de recursos que te ayudan a potenciar tu productividad.
En Genially encontrarás un montón de plantillas para crear calendarios y planificadores. Por ejemplo, mira esta plantilla para crear tu planificador de productividad anual:
Hay plantillas súper visuales para crear agendas semanales, mensuales o anuales. Además, Genially se integra con casi todas las herramientas que hemos mencionado. Puedes crear cualquier contenido y compartirlo en un workspace de Notion, por Slack o en un Word, entre otros. ¡Prueba a editar estas plantillas!
Otra forma de mejorar tu productividad a la hora de abordar un proyecto es crear un mapa mental o un mapa conceptual. No solo te ayuda a organizar tus ideas, sino también a comunicarlas a tu equipo de forma visual.
Utilizar contenido interactivo para compartir tus ideas o tu planificación te permite mostrar tanta información como quieras, que puedes añadir en diferentes formatos. Cuando termines tu creación, solo tienes que enviar el link a las personas con las que quieras compartirlo. Después, aunque modifiques el contenido, siempre verán la última versión, y ya no tienes que estar enviando actualizaciones, ¡más tiempo que te ahorras!
Con esta lista de herramientas de productividad seguro que consigues optimizar tu potencial y alcanzar todos tus objetivos de 2022. ¿Conoces alguna herramienta que merezca estar en esta selección? Te leemos en los comentarios del blog.
