Para presentar datos con éxito hay que pensar en la audiencia, igual que para cualquier otro tipo de comunicación. ¿Tienes que hacer informes? Comunicar la información de forma atractiva es la diferencia entre tener éxito al transmitir las ideas o provocar una crisis de bostezos… y que todo el mundo desconecte.
Evita la muerte por PowerPoint
¿Alguna vez has oído la expresión ‘Muerte por PowerPoint’? Sí, sí que existe. Se refiere al efecto que tiene la sobrecarga de información en las personas que asisten a una presentación creada con esta herramienta y otras similares.
Hasta hay un libro que se titula así: ‘Cómo evitar la muerte por PowerPoint’. El autor de ese libro, David JP. Phillips, hizo esta presentación de TedTalk en 2014, en los tiempos en los que se estaba gestando Genially. En su presentación, David menciona esta cita del célebre biólogo americano John Medina:
‘Si las empresas tuviesen tan poco respeto por los negocios como por las presentaciones,la mayoría habrían ido a la bancarrota.’
¿Qué te parece? Si has sido víctima de informes y presentaciones aburridísimos con mil slides cargados de texto, gráficos y números, seguro que piensas lo mismo que yo: tiene razón. Hay reuniones de reporting en las que todo el esfuerzo se te va en no dormirte, y enfrentas la situación tomando tres cafés. ¿Entender el maremagnum de datos que ves en la pantalla? A veces ya ni lo intentas.
Volviendo a la charla de JP. Phillips: hay cosas que han cambiado mucho desde 2014, y otras que siguen igual. Por ejemplo, la afirmación de Phillips de que las personas nos fijamos sobre todo en el movimiento, los colores, los objetos grandes y los contrastes sigue siendo verdad. Y también se siguen creando presentaciones aburridísimas.
El cambio más importante en este sentido es que ahora existe Genially.
¿Eres tú quien tiene que preparar la presentación? Te voy a contar cómo puedes utilizar Genially para sacar partido de la condición visual de las personas, y conseguir conectar y enganchar a la hora de presentar tus datos.
También veremos un par de cosas sobre la atención que te ayudarán mucho a que tus presentaciones de datos sean irresistibles… ¡Menos café y más Genially!
5 mejores prácticas para presentar datos y triunfar
- Tiene que ser MUY visual. ¡Y más si vas a presentar!
Utilizar la interactividad te permite hacer tu contenido tan visual como quieras. Reduce el texto todo lo posible para que la información ‘entre por los ojos’’, y añade una segunda capa de información en los elementos interactivos.
Un caso claro de presentación que podría beneficiarse de la interactividad: el slide que vas a ver a continuación forma parte de la presentación de resultados de Facebook a sus inversores cada trimestre. Un slide 100% real que, además, se envía también a la prensa y a medios especializados:
Mostrar tantos datos al mismo tiempo satura, las personas no saben dónde poner el foco y es muy fácil perderse entre tanto número… ¿Por qué no mostrarlos en una línea de tiempo interactiva? Puede quedar algo así:
¿Crees que el estilo ilustrado no pega con tu empresa? Personaliza el fondo con tus propias imágenes o los colores corporativos de tu marca. ¡Será otra cosa!
Si tienes que reportar datos de diferentes ubicaciones, puedes utilizar un mapa interactivo como este, ideal para visualización de datos:
Este diseño te funcionará genial tanto si envías tu presentación como si la proyectas en una reunión.
Hay algo que muchas veces olvidamos al presentar datos: no podemos leer y escuchar a la vez. Si proyectas un slide con muchos números, las personas intentarán leer en lugar de escucharte. ¿El resultado? Después no recordarán una cosa ni otra.
La función de la presentación visual es funcionar como apoyo a lo que dices, como complemento. Pero la idea es que reciban la información de ti, mejor que leerla en el slide.
Si proyectas la línea de tiempo o el mapa en una pantalla, las personas procesarán la información visual en pocos segundos. Y puedes mostrar el resto de la información de manera gradual, haciendo que se muestre en los momentos adecuados, mientras se la vas contando…
Por otra parte, si envías tu presentación, quienes la reciban la recorrerán haciendo clic para descubrir la información a su ritmo.
- Los colores, el movimiento, el contraste y los objetos grandes atrapan la atención.
¡Claro! ¿Verdad que nuestra vista va hacia el punto donde se percibe el movimiento? En Genially es muy fácil añadir animaciones a los datos que incluyes en tus presentaciones. Si empiezas a crear a partir de una plantilla, ya cuentas con animaciones predefinidas que puedes editar a tu gusto.
Otra forma de mostrar la tabla de datos anterior puede ser algo así:
La animación resulta muy eficaz para conseguir captar las miradas. En realidad, lo difícil es apartar los ojos de algo que se mueve, es instintivo. El contraste de colores ayuda a que las personas enfoquen su atención en el punto de la pantalla que tú quieras.
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- Aplica la neurociencia al organizar tus slides
La ciencia ha comprobado que recorremos los slides en un orden determinado. Lo que más nos atrae es la parte superior, primero el lado izquierdo y luego la mitad derecha. Después recorremos el resto de la información de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
¿Qué hay en la parte superior de casi todas las presentaciones del mundo? Un título. ¡Oportunidad perdida!
Ponemos títulos en la parte superior porque reproducimos el esquema de toda la vida, el de la escritura offline. Es lo típico, el título en la parte superior de la hoja. Utilizar el esquema de siempre tiene sus ventajas, porque es lo que las personas esperan, y eso favorece la comprensión.
Para aprovechar bien la parte que más atención recibe del slide no escribas un título prescindible: escribe un titular que resuma lo más importante de la información que contiene el slide. ¡Como los periódicos! Así aprovecharás al máximo la atención que las personas dedican de forma natural.
En el slide del ejemplo, quedaría algo así:
Si te resulta imposible reducir todo el contenido del slide en menos de 10 palabras, piensa en la palabra clave o concepto que quieres que retengan sobre los datos que estás presentando. O puedes optar por no poner título, o colocarlo en otra zona menos destacada.
- ¿Textos negros sobre fondo blanco?
Otra herencia de la escritura en papel. Escribir textos negros sobre fondo blanco potencia la lectura, pero justo es lo que no queremos: que tu audiencia lea la información. La idea es que enfoquen la atención en tus palabras.
Los contrastes, como hemos dicho, ayudan a enfocar la atención. ¿Te fijas cómo hacen en los espectáculos cuando hay una salida estelar? Todo está a oscuras y un foco de luz ilumina el centro, donde se sitúa la persona protagonista.
Tú puedes hacer lo mismo con tu presentación: mostrar los datos sobre un fondo oscuro e iluminar con colores claros la zona que quieres que sea protagonista. Si muestras la información de forma gradual, evitas que el slide te haga spoiler de los datos.
- Sorprende y emociona
Lo dice la neurociencia: los estímulos inusuales o con carga emocional atraen mucho más la atención. ¿Por qué no poner algún meme o GIF simpático que tu audiencia no se espera? ¿O apelar a la parte emocional de las personas? Siempre que la ocasión y el entorno lo permitan, claro.
En entornos adecuados, los GIFs simpáticos funcionan muy bien: te lo digo por experiencia, porque son frecuentes en las reuniones de reporting de Genially. Ayudan a descansar durante unos segundos de tanto dato, y también a lograr que el ambiente sea más distendido.
Si tienes la suerte de moverte en un ambiente donde encaja este tipo de recursos, notarás que ayudan mucho a conectar con tu audiencia. Además una pausa siempre va bien para tomar algo de aire, recibir feedback… ¡o lo que se tercie!
En cuanto a las emociones, es un poco más complicado, porque no a todo el mundo le emocionan los mismos estímulos… Las fotos de bebés, gatitos o perros funcionan con la mayoría de las personas.
En el editor de Genially tienes acceso integrado a GIPHY y a Pixabay, el banco de imágenes gratuitas, además de la biblioteca de imágenes de Genially. Puedes encontrar los recursos adecuados de forma muy cómoda y en pocos segundos.
Después de ver estos ejemplos, ¿qué vas a hacer cuando tengas que presentar datos? No caigas en las presentaciones aburridas. Te dejo algunas plantillas de Genially que te ayudarán a poner en práctica todas estas recomendaciones. ¡Consigue que tu audiencia no vuelva a aburrirse nunca más cuando presentes datos!
